Даже при наличии самой увлекательной профессии, стресс все равно может накапливаться. Эта проблема так значима, что о ней создаются целые книги. Издание «Стрессоустойчивость» авторства Шэрон Мельник выделяется на фоне других, потому что предлагает исключительно практические советы и упражнения, уже опробованные тысячами людей. Мы делимся с вами теми из них, которые помогут уменьшить уровень стресса на работе и сделать ее более продуктивной.
Если у вас слишком много дел, важно найти способ выполнить их более быстро и качественно. Мы расскажем, как правильно расставить приоритеты, бороться с отвлечениями и эффективно экономить время.
1. Установите четкие границы. Определите время начала и окончания рабочего дня, чтобы избежать переработок и повысить свою продуктивность.
2. Регулярно делайте перерывы. Кратковременные перерывы помогут вашему мозгу отдохнуть, что снизит уровень стресса и повысит эффективность работы.
3. Овладейте техниками релаксации. Овладение дыхательными упражнениями, медитацией или йогой может значительно помочь в снижении стресса.
4. Занимайтесь физической активностью. Регулярные физические нагрузки, даже в форме простой прогулки, помогают справляться со стрессом и повышают ваше общее самочувствие.
5. Создайте поддерживающую атмосферу. Общение с коллегами и друзьями, обмен опытом и получение обратной связи могут помочь вам почувствовать себя менее одиноко и более уверенно.
6. Не бойтесь просить о помощи. Если на вас свалилось слишком много задач, поговорите с руководством или коллегами о перегрузке — иногда поддержка в команде может быть очень ценной.
Вместо многозадачности концентрируйтесь на чем-то одном
Когда рабочая обстановка сопровождается постоянным стрессом, многие считают, что могут спасти ситуацию за счет многозадачности. Однако это всего лишь миф! На самом деле, переключение между задачами приводит к снижению концентрации и продуктивности. Постоянные переключения могут увеличить время, затрачиваемое на каждое дело, на 30%, и количество ошибок возрастает в два раза.
Задумывались ли вы, у кого лучше проявились результаты в эксперименте по выполнению интеллектуальных заданий — у тех, кто занимался несколькими делами одновременно, или же у людей, находившихся под воздействием наркотиков? Правильный ответ: многозадачные участники показали худшие результаты.
Человеческая оперативная память в состоянии удерживать не более семи элементов информации. Параллельное выполнение нескольких задач приводит к уменьшению рабочего объема памяти, что делает опору на нее неэффективной. Одним из важнейших навыков для успеха в сегодняшнем мире является умение сосредоточиться на одной задаче и затем полностью переключиться на новую.
Чтобы улучшить свою продуктивность, попробуйте использовать технику «Помидора» (Pomodoro Technique), которая включает в себя 25 минут сосредоточенной работы и 5 минут перерыва. Это помогает поддерживать высокий уровень концентрации и уменьшает усталость. Также не забывайте о важности организации рабочего пространства: уберите все лишние предметы и отвлекающие факторы, чтобы создать максимально комфортные условия для выполнения задач.
Регулярные перерывы также играют важную роль в поддержании уровня энергии и концентрации. Во время коротких перерывов можно выполнять простые физические упражнения, прогулки или просто расслабиться, что поможет привести мысли в порядок и восстановить силы.
Важно помнить, что качество всегда важнее количества. Сосредоточившись на одной задаче и отводя ей необходимое время, вы сможете достичь гораздо лучших результатов, чем при попытке выполнять несколько дел одновременно.
Делайте все как следует с первого раза
Сколько раз после делового совещания у вас возникало ощущение, что задачи были сформулированы четко, а на самом деле вы выполнили совершенно не те действия? Это крайне расстраивает! Попробуйте воспользоваться следующим методом. Заранее получите информацию, необходимую для выполнения вашего задания. Сначала представьте, какие действия вам придется предпринять, когда вернетесь на рабочее место. Затем задайте вопросы, которые, по вашему мнению, могут возникнуть в процессе выполнения порученного задания.
Иногда начальство не всегда точно описывает задачи, которые ставит перед сотрудниками. Например, нужно ли вашему руководителю краткий обзор данных или детальный анализ? С разбивкой по годам или по месяцам? Кому еще отправить отчет? Прежде чем погрузиться в работу, проанализируйте услышанное и подумайте, как вы собираетесь выполнять поставленную задачу. Не забудьте запросить подтверждение — это поможет вам правильно подготовиться и избежать лишней работы.
Если ваш начальник или клиенты ведут себя непоследовательно, вы можете поступить следующим образом. Помогите им рассмотреть ситуацию и «прокрутить» несколько вариантов ее развития в уме. Это избавит их от необходимости потом возвращаться к ней и менять мнение. Например, вы можете сказать: «В прошлый раз мы делали это именно так, и это привело к тем результатам. Может, в этот раз стоит попробовать другой подход, чтобы избежать неожиданных последствий?».
Дополнительно, чтобы избежать недопонимания, ведите записи того, что было сказано на совещании, фиксируя ключевые моменты и задачи. Это поможет вам не только лучше запомнить информацию, но и будет служить документальным подтверждением в случае разногласий. Также полезно установить сроки на выполнение задач, чтобы обе стороны были в курсе ожиданий и могли оценить прогресс.
Не забывайте о значении обратной связи. После завершения задач стоит обсудить с руководителем или коллегами результаты выполнения, чтобы понять, удалось ли добиться желаемого результата. Запросите отзывы о своей работе и предложите свои идеи и улучшения. Это поможет вам не только развиваться как специалисту, но и укрепит доверие между вами и вашим начальством.
Планируйте встречи и подготовку к ним
Как вы организуете встречи? Опираетесь на наличие свободного времени в расписании? Такой подход не совсем целесообразен. Ниже представлены рекомендации, которые окажутся полезными независимо от того, планируете ли вы встречу самостоятельно или кто-то делает это за вас.
Если есть необходимость проводить встречу, остановитесь на мгновение и задайте себе несколько вопросов. Например: какой я должен внести вклад? Кто еще будет присутствовать, и кто сможет помочь в подготовке? Если встреча не касается ваших целей, поразмышляйте, не стоит ли отклонить приглашение или запросить резюме повестки и решений, принятых на встрече.
Уточните, посвящена ли встреча различным вопросам или только тем, которые касаются вашей сферы компетенции. Если это так, узнайте, можно ли вам присутствовать лишь на той части, которая актуальна для вас. Также имеет смысл выяснить, можно ли подключиться по видеосвязи или отправить другого человека вместо себя.
При планировании времени для встречи в вашем расписании сразу выделите период для ее подготовки и послеанализирования результатов. Ведя встречу, вы должны ясно понимать повестку дня: знать, какую цель имеет каждый участник, и завершать встречу, как только все цели достигнуты.
Показывайте свои способности в самом начале
Ваши способности добиваться результатов и избегать проблем должны проявляться с самого начала любого процесса, проекта или взаимоотношений, а не по завершении. Исследования показывают, что минутное планирование экономит девять минут неэффективной работы.
Неважно, являетесь ли вы членом команды или ее лидером, важно следовать принципам проектного управления: заранее оговорите исходные условия проекта, план его реализации и как будет происходить контроль.
Начинаючи сотрудничество с новым деловым партнером, помощником или руководителем, избыток общения оказывается предпочтительным по сравнению с его недостатком. Узнайте, в каком формате они предпочитают общаться, и объясните, как лучше организовать работу с вами.
Если вы предоставляете профессиональные услуги, то предварительное обсуждение условий с клиентом формирует ожидания от всего сотрудничества. Вернуться назад и что-то изменить потом бывает гораздо сложнее, чем все уладить сразу. В этот момент вы можете чувствовать себя уязвимым, поскольку еще не продемонстрировали свою ценность. Вместо того чтобы обсуждать условия работы и вознаграждения, вы можете подумать: «Причем здесь это? Обсудим позже». Если ваша практика такова и вас утвердили на проект, старайтесь избежать замкнутого круга стресса — заранее обсудите договоренности о дополнительной коммуникации с клиентом или условиях внесения изменений.
Избавьтесь от дел, которые впустую тратят ваше время
Можете ли вы выделить пять дел, занимающих за день больше всего времени? Знаете ли вы, почему вы именно ими занимаетесь? Например, если вы проводите время в интернете, подумайте над причиной. Это может быть попытка отвлечься от волнения или скуки? Проверяете ли вы почту слишком часто, чтобы убедить себя в своей значимости?
Может, вам сложно сосредоточиться на выполнении работы, поскольку она кажется трудной? Или же ваше «блуждание» в интернете не имеет цели? Возможно, вы «не в том направлении» ищете возможности для общения в социальных сетях? Если это так, постарайтесь удовлетворять свои потребности более конструктивно или уменьшите время, которое вы затрачиваете на это.
«Приручите» свою электронную почту
Многие люди отмечают, что слишком большое количество электронных писем «выжимает» из них время и умственные ресурсы. Я обратилась к Клэр Долан, вице-президенту компании Oracle. Она существенно изменила подход к электронной почте в своей организации, что позволило ее сотрудникам значительно повысить ясность мышления в процессе выполнения задач.
Долан пояснила: «Большинство сотрудников не могут работать на полную мощность, получая 100 писем в день. Я попросила команду помнить, что электронная почта — это лишь способ общения, а не «сама работа». В результате моя команда стала более избирательно относиться к электронной корреспонденции. Они начали обсуждать решения устно, снижая перегрузку почтового ящика. В результате наша продуктивность возросла, а сотрудники стали меньше испытывать стресс».
Если вы не работаете в отделе по обслуживанию клиентов, где от вас ожидается постоянный ответ на электронные письма, выделяйте определенное время для их проверки, не позволяя почте отвлекать вас от основной работы. Сообщите всем, когда вы проверяете свою почту и когда можно ожидать от вас ответа.
Мы рассмотрели несколько способов повышения продуктивности. Вы можете протестировать одну из предложенных стратегий в течение недели, чтобы почувствовать себя более уверенно, или выбрать те, которые вам наиболее подходят (не стоит пытаться реализовать все сразу).
