Хотя эти принципы деликатного общения с коллегами на удаленке были озвучены довольно давно, текущие реалии сделали их особенно актуальными. Если вы не уверены, когда вернетесь в офис или вообще не планируете это делать, соблюдение предложенных рекомендаций поможет избежать многих стрессов – как для вас, так и для ваших коллег и близких.
Если можешь написать – не звони
Основное правило приличия при работе из дома: звонить сотрудникам без предварительного уведомления допустимо лишь в экстренных ситуациях!
Представьте, что вы находитесь в открытом офисе. Вы погружены в выполнение задачи (пишете текст, создаете таблицы, разрабатываете интерфейс). И вот к вам подходит коллега с вопросом. За ним следует другой, потом еще один. И вот уже пришло время обеда. Что же вы делали? Какова ваша текущая работа?
С переходом на удаленную работу эта ситуация становится ещё более напряженной. Вы можете сидеть в полной тишине, изо всех сил стараясь не шевелиться на стуле, не поднимаясь за водой, потому что у вас спит малыш. И, если он проснется, вам придется либо успокаивать его, либо мириться с плачем, пока ваш партнер (если он тоже дома) занимается этим. И тут вы звоните, а мобильный телефон, который вы оставили на вибрации, падает со стола или задевает чашку.
Я часто сталкиваюсь с теми, кто не осознает одного важного правила современной рабочей среды: если есть возможность написать сообщение – лучше не звонить. Это правило актуально для всех сотрудников на любом уровне.
Если ваши коллеги или начальство это правило игнорируют, вы вправе выразить недовольство. Однако именно контролировать своё поведение и следовать этому принципу – это ваша ответственная задача.
Когда и как созваниваться с коллегами, работая удаленно
Для обсуждения идей и спорных моментов используйте видеозвонки. Странно, но мы только что отметили, что звонки нежелательны, и вдруг рекомендуем их!
Именно так: звонить следует только в случае необходимости. Но обсуждение концепций и сложных вопросов лучше проводить голосом, и видеосвязь будет наилучшим вариантом. Тем не менее, звонок все равно должен быть заранее согласован в письменном виде.
Передавать эмоции и сложные идеи через текстовые сообщения значительно сложнее. Более того, в чатах и письмах (особенно в письмах) присутствует задержка в обмене сообщениями. При голосовом и видеосвязном общении такая задержка минимальна, а эмоциональные нюансы и интонации проще воспринимаются.
Несомненно, ничто не заменит традиционного беседы за чашечкой кофе. Но выбирать приходится из доступных ресурсов.
Фиксируйте итоги каждого созвона (протоколы). Это правило также применимо и в офисе во время митингов. Однако, как и многие другие аспекты в удаленном формате, оно становится более актуальным, так как у коллег может быть множество факторов, отвлекающих их от обсуждаемого.
Не назначайте звонки на «скорую руку» без критической необходимости. Это почти тот же случай, что и с звонками: у меня спит ребенок, и я не могу организовать собеседование за минуту. Но если я знаю, что через час у меня запланирован важный звонок, то, скорее всего, я найду время решить все текущие проблемы и успею пообщаться с коллегами.
Крайняя необходимость — это когда у вас действительно произошла серьёзная ситуация: например, пожар в цехе или важный PR-скандал. В таких условиях можно звонить, поднимать детей и забывать о еде. Но если такие ситуации случаются регулярно, значит, вероятно, есть проблемы в организации работы.
Как пользоваться рабочим чатом, если вы работаете из дома
Оптимальное время ответа в чате при удаленной работе составляет один час на адресное сообщение и два часа, если адресат не отмечен в сообщении. Если вы хотите, чтобы ваши коллеги могли реагировать быстрее, заранее обсудите этот вопрос, определите время, в течение которого они должны быть доступны (желательно не более нескольких часов в день), и укажите, в каких чатах они должны следить за сообщениями. И помните: если вы вводите такое правило, ожидайте, что в это время сотрудники не смогут эффективно справляться с задачами, требующими сосредоточенности.
Понятно, что работник службы поддержки, находясь дома, должен отвечать в течение минуты и быть на связи «в любое время». Но ожидать подобного поведения от разработчиков или дизайнеров было бы неразумно.
Не оставляйте голосовые сообщения, если у вас есть хотя бы одна свободная рука.
Голосовые сообщения – крайне неэффективный метод общения, который не подходит для рабочей обстановки. Две главные проблемы связаны с ними: их нужно слушать, и они не поддаются поиску. Вы это поймете, когда начнете ищите в переписке, где обсуждали конкретный контракт.
Старайтесь вести общение по электронной почте или другим каналам, где все участники смогут зафиксировать разговор. Если ваша коммуникация записана, это значительно упростит вам жизнь в будущем. Отдавайте предпочтение почте и комментированию конкретных задач в системах управления проектами, если нет особых причин действовать иначе. Проблему лучше обсудить в звонке, но после обсуждения обязательно должен появиться документ (задача, письмо).
Документом может быть что угодно, что можно показать или передать кому-то: письмо, материал в базе знаний или отчет в чате. Если кто-то запрашивает от вас документ, возможно, он просто хочет получить необходимую для понимания контекста информацию.
О личном
Избегайте шуток. Особенно в общих чатах и официальных письмах. Честно говоря, это неуместно. Если у вас есть действительно изумительная шутка, лучше отправьте её коллеге, с которым у вас хорошие отношения, и обсудите это в личной переписке.
Вы можете создать отдельный чат для неформального общения, где не будет вашего руководителя или где он допустим, если он умеет смеяться над собой (но, скорее всего, в этом случае и его не окажется). Это станет пространством, где вы сможете выражать свои мысли более свободно. Но учтите, что чрезмерная ирония может вызвать негативную реакцию даже в непринужденной атмосфере.
Для тех, кто неженат. До появления первого ребенка у вас есть возможность работать или выезжать куда-либо практически в любое время, в зависимости от ваших финансов и состояния духа. Уважайте необходимость семейных людей работать в установленное время и их стремление выполнить свою работу качественно.
Средства коммуникации при работе из дома: плюсы и минусы
Электронная почта является предпочтительным средством связи для решения серьезных рабочих вопросов. Она дает возможность составлять длинные, структурированные и легкие для чтения тексты, фиксировать общение у всех участников, адресно отправлять документы и хранить переписку по конкретным вопросам.
Почта — это самый распространенный и основной способ коммуникации, которым вы обязаны уметь пользоваться. Если вам нужно зафиксировать договоренности до заключения контракта, особенно с участием сторонних организаций, то вы должны использовать только ее.
Мессенджеры — основные каналы общения для повседневных разговоров. Не забывайте, что в Телеграме можно удалять сообщения других пользователей в личных беседах и свои сообщения в группах. Поэтому, чтобы узнать, «кто виноват», иногда потребуется делать скриншоты. Хотя современные мессенджеры неплохо справляются с хранением вложений и ссылок, если они четко описаны.
Однако может возникнуть проблема, когда совмещаются личные и рабочие переписки, так как обычно используется один аккаунт для всего. Если в основном общение с коллегами происходит через мессенджер, разумно создать рабочий аккаунт.
Корпоративные мессенджеры устраняют некоторые недостатки обычных мессенджеров, но могут оказаться менее удобными для работы с вложениями. Тем не менее, они выполняют важные задачи. Преимуществом корпоративных мессенджеров является возможность создания нескольких каналов и рабочих групп.
Старайтесь вести все переговоры в таких мессенджерах. Без особой необходимости не обсуждайте рабочие вопросы в личной переписке: если в обсуждении участвуют более двух человек, любое письменное обсуждение, в котором не присутствуют все участники, может оставить отсутствующих в неведении. В какой-то момент вы можете оказаться в ситуации, где ключевые сотрудники, важные для выполнения задачи или проекта, будут не осведомлены о последних сделанных решениях и обсуждениях.
Социальные сети — если вы используете их для общения с клиентами, лучше создать рабочий аккаунт. Если нет — избегайте листания ленты. Никогда не делайте этого в рабочее время.
Для общения с коллегами лучше вовсе не использовать социальные сети. Однако в ВКонтакте можно создать полноценную платформу для дистанционной работы, включая корпоративный портал (закрытая группа), хранение документов и даже видеозвонки. Но такая организация скорее подойдет тем, кто работает в этой соцсети.
Skype, Zoom, Discord и другие платформы для звонков вам пригодятся. Возможно, вам понадобятся несколько из них, поскольку каждый коллаборатор будет настаивать на своем предпочтении. Если у вас есть возможность быть гибкими, лучше установить все приложения и использовать их по мере необходимости.
Обратите внимание, что Skype и Discord позволяют делиться экраном компьютера и отправлять крупные файлы. Zoom имеет функцию записи бесед. Это удобно, но может оказаться небезопасным — используйте эти функции с осторожностью.
Мобильный телефон — звоните только в крайних случаях, таких как смерть или угроза жизни. Или когда происходит что-то экстраординарное, например, видео вашего коллеги в TikTok набирает миллион просмотров за час. Однако даже в таком случае лучше всего отправлять её в общий чат.
Серьезно: избегайте использования мобильного телефона без явной необходимости. Единственным исключением может быть специализированный рабочий телефон, предоставленный вашим работодателем, который требует от вас отвечать на звонки даже в три часа ночи, когда вы находитесь в одной постели с партнером и ребенком.
Тем не менее, и в этом случае следует избегать звонков без реальной причины. Ранее мы обсуждали возможные последствия и сценарии, которые могут произойти у человека, когда вы решаете ему позвонить. Каждый раз старайтесь представить самый неблагоприятный разворот событий и предпочтите написать сообщение вместо звонка.
