В современном мире, где темп жизни постоянно ускоряется, многие стремятся оптимизировать своё время и усилия. Вот семь эффективных способов, которые помогут вам работать разумнее, а не больше:
- Планируйте свой день: Используйте списки дел и календари для планирования задач. Выделите приоритетные дела и сосредоточьтесь на их выполнении.
- Используйте метод Помидора: Работа в течение 25 минут с последующим 5-минутным перерывом помогает поддерживать концентрацию и не выматываться.
- Делегируйте задачи: Если у вас есть возможность, делегируйте некоторые задачи коллегам или извольте помощь, чтобы сосредоточиться на более важных аспектах работы.
- Минимизируйте отвлекающие факторы: Отключите уведомления на телефоне и компьютере. Создайте рабочую среду, способствующую концентрации.
- Устанавливайте лимиты по времени: Определите конкретное время, которое вы готовы потратить на определённые задачи, и придерживайтесь его.
- Научитесь говорить «нет»: Не берите на себя слишком много обязательств, чтобы оставить время для действительно важных задач.
- Регулярно отдыхайте: Делайте небольшие перерывы для восстановления сил и повышения продуктивности. Это способствует улучшению работоспособности.
Следуя этим советам, вы сможете оптимизировать свой рабочий процесс и добиваться большего, тратя меньше усилий.
Рабочее время — эффективнее: план дня, сжатые сроки и удаление лишнего
Роджер Сайп, известный оратор и тренер в сфере личной эффективности и саморазвития
Что способствует увеличению продуктивности работы перед отпуском? Как составить оптимальный план на день и какую роль в этом играет подсознание? Как бороться с теми, кто отвлекает вас и тратит ваше время? Роджер Сайп, эксперт по повышению эффективности, предлагает ряд методов, которые действительно приносят результаты — всего-то нужно освоить один-два из них. Рассмотрим, как умело управлять своим временем.
Увеличивайте путем вычитания
Это отличный пример того, как отказ от чего-либо может улучшить качество вашей жизни. На днях моя супруга уехала на небольшой отдых с детьми, и я понял, что все выходные у меня свободны. Что же я решил сделать? Я принялся за наведение порядка в своем дворе! Эта задача принесла мне массу удовольствия. Не могу объяснить почему, но меня очень радовало предвкушение стрижки травы, обрезки кустов и уборки.
Я сожалею, что не сделал фотографии «до и после», чтобы поделиться с вами эффектом. Могу сказать лишь, что в понедельник мой двор выглядел значительно лучше, чем в пятницу. Изменения произошли не только благодаря тому, что некрасивые участки были скрыты под мульчей, но и благодаря цветам, которые посадила моя мама.
Однако основное улучшение произошло благодаря тому, что я избавился от большого количества веток, листьев и прочей растительности — у меня образовалась куча высотой 2,5 метра и шириной 3 метра. Наиболее полезными инструментами стали газонокосилка, секатор и садовая ножовка. Результат был достигнут благодаря уборке.
Что вам нужно убрать из своей жизни? Какие аспекты стоит «удалить»? Может, это просмотр телевизора? Долгий сон по утрам? Работа без конкретных целей? Возможно, стоит отказаться от привычки начинать неделю без четкого плана? Быть может, есть люди, с которыми лучше не общаться и сосредоточиться на более приятных знакомых? А какие привычки стоит «вырубить»?
Составьте список действий, от которых вам следует избавиться; он не менее важен, чем список запланированных дел.
План на день: большая ежедневная шестерка
Когда мы составляем ежедневный план, многие из нас слишком усложняют его и/или руководствуются неправильными мотивациями. Наиболее эффективная стратегия планирования называется «большая ежедневная шестерка» и поражает своей простотой.
Чтобы организовать свой день, достаточно ответить на один-единственный вопрос: «Какие шесть задач я хотел бы выполнить сегодня?» Вы можете отвечать как угодно; главное — не превышать шесть пунктов. Если вы назовете меньше, это нормально. Часто встречаются 3 или даже 1 задача. И могу вас уверить: если вы напишите более шести, среди них обязательно окажется пара менее значимых.
Когда вы меняете вопрос «Сколько дел я могу сделать из этого списка?» на «Какие шесть самых важных задач я могу завершить?», ваша концентрация и чувство срочности значительно возрастает. В результате работа становится гораздо более интересной.
Подготовка в конце дня
Большинство из нас составляю планы на день по утрам, перед началом рабочего процесса. Безусловно, это лучше, чем ничего, но если вы хотите, чтобы ваше подсознание работало на вас, составьте «большую ежедневную шестерку» накануне, вечером. Найдите несколько минут между завершением рабочего дня и сном, чтобы определить, какие шесть целей будут наиболее приоритетными на следующий день.
Это приводит к двум важным результатам, которые придают значительный импульс вашему следующему дню. Во-первых, вам будет легче заснуть, а на утро вы почувствуете себя более энергичным. Записывая задачи, вы структурируете их в своем сознании. И, определяя ключевые цели накануне, вы освобождаете свой разум от ненужных мыслей и тревог, которые могут помешать полноценному отдыху. Вы просыпаетесь с ясной головой и сразу же готовы взяться за дела.
Во-вторых, вы запускаете процесс в своем подсознании, чтобы оно работало на вас пока вы спите. Бывали ли у вас случаи, когда спор или просмотр напряженной программы поздно вечером мешал вам уснуть? Вы просыпались с запутанными мыслями и странными снами? Но эту зависимость можно с легкостью превратить в полезную привычку. Ваш мозг активно трудится во время сна, обрабатывая события дня, а подсознание готовит вас к завтрашнему дню. Составляя «большую ежедневную шестерку» вечером, вы устраиваете для своего подсознания материал для размышлений во время отдыха.
Работайте периодами и во время пиковой активности
Фокусироваться на чем-то одном легко в течение 20 минут или чуть дольше, если это важно для вас. После этого нужен перерыв. Найдите способ делать короткие паузы по 3–5 минут 1–2 раза в час.
Даже если вы просто потянетесь, сделаете глубокий вдох или ненадолго встанете, ваш мозг «перезагрузится», позволяя вам оставаться продуктивным и сосредоточенным в течение всего дня. Кстати, именно так была написана эта книга. Большую часть текста я создал за 4 недели, работая по 25 минут. Я обнаружил, что эффективнее всего рассматривать рабочий день как серию коротких интенсивных подходов, а не как длительный марафон.
Еще один совет: планируйте свое время, учитывая свои периоды максимальной продуктивности. Например, я — «жаворонок»: мне нравится вставать до рассвета, и в 5:30 утра я чувствую прилив энергии и мотивации. В то же время мои друзья не могут «включиться» раньше 10 утра. Определив свои пики активности, вы сможете заранее планировать на это время задачи, которые требуют наибольшей концентрации.
Оберегайте свое «зеленое время»
«Зеленым временем» я называю тот период, когда вы выполняете действия, которые непосредственно влияют на ваш доход. Вы должны защищать свое «зеленое время» от любых отвлечений, иначе его у вас украдут. Это фактически эквивалентно краже денег. Когда я только начинал работать в продажах, мой наставник Билл Зиззи однажды сказал: «Когда я занимаюсь продажами, я зарабатываю около 100 долларов в час. Если кто-то отнимает у меня полчаса, он берет у меня 50 долларов. Я этого не допущу».
Конечно, никто не хочет позволять кому-либо воровать у себя время. Но если вы не будете внимательны, ваше «зеленое время» будет похищено. Кто может быть вором? Вы сами! Почему? Потому что именно «зеленое время» может быть наиболее сложным для выполнения, и та часть мозга, которая похожа на двухлетку, всегда готова придумать оправдания. Для продавца поиск новых клиентов эмоционально непрост, и он может убедить себя, что «подготовка» сейчас более важна. Студенту сложно провести эксперимент, и он откладывает его на потом.
Планируйте. помехи
Если вы не крадете у себя «зеленое время», в этом могут быть виноваты и другие люди. Это особенно актуально, если вы работаете из дома: многие считают, что вы просто бездельничаете! Не стоит злиться, лучше научитесь справляться с этой ситуацией. Для этого существуют две стратегии.
Проактивная. Обязательно сообщите о своем расписании на неделю двум основным группам людей: тем, кто для вас важен, и тем, кто чаще всего вас отвлекает. Я делюсь своим расписанием с коллегами через Google Calendar, чтобы они знали, когда можно звонить, а когда нет.
Реактивная. Даже если люди знают о ваших «рабочих часах», они могут все равно приходить с просьбами: «Слушай, не поможешь мне? Это срочно!» В таких случаях вы можете воспользоваться «гибким временем». Прежде всего, проявите решительность и попытайтесь назначить отдельную встречу с этим человеком, чтобы обсудить его запрос. Напомните ему, что у вас есть график и что вы уже выделили время на подобные ситуации: три часа здесь, час там, два где-то еще. Часто такие люди смогут сами найти решение своей проблемы (в результате вы оба выиграете), а иногда, когда вопрос действительно важен, согласуются назначить встречу (и тут вы тоже выиграете). В тех редких случаях, когда необходимо экстренно все бросить, вы всё равно выиграете, поскольку у вас уже запланировано «гибкое время» для себя! Главное, чтобы люди знали, что у вас есть план. Поначалу будет сложно, но через несколько недель вы заметите, что стали меньше отвлекаться.
Оберните закон Паркинсона себе на пользу
Вы когда-нибудь замечали, что перед отпуском чаще всего повышается продуктивность? Это наблюдается у многих, и это не случайность. Одна из причин заключается в том, что предвкушение отдыха повышает вашу мотивацию, а другая — в удивительном явлении, известном как «закон Паркинсона». Согласно данному принципу, «работа занимает столько времени, сколько ей отведено». Мои клиенты заметили, что работа может уменьшаться, чтобы вписаться в отведенные для нее сроки. Увеличьте срок выполнения задания, и вы потратите на него больше времени. Уменьшите срок, и, как ни странно, работа может быть выполнена с тем же или даже лучшим качеством.
Попробуйте выделять себе меньше времени на выполнение задач, чем вы считаете нужным. Если раньше на написание отчета у вас уходило 2 часа, попробуйте завершить его за час до окончания рабочего дня. Вы сделаете это за час, и результат вас удивит. Если на подготовку презентации обычно уходит полчаса, поставьте будильник на 20 минут, и завершите работу, когда он зазвонит.
На пятом году своей карьерной жизни в продажах я удвоил свои доходы в основном благодаря этому подходу. Я понял, что для улучшения как количества, так и качества выполняемой работы в сжатые сроки нет препаратов более эффективных, чем ограниченные сроки и превращение закона Паркинсона из врага в союзника.
Теперь у вас есть рекомендации, которые помогут вам более продуктивно использовать свое время и поддерживать высокий уровень энергии и сосредоточенности. И, конечно, интереса к работе!
