Как написать деловое письмо, за которое вам будут благодарны

Деловое письмо — это важный инструмент в бизнес-коммуникации. Чтобы ваше письмо стало успешным и получило положительный отклик, соблюдайте несколько простых рекомендаций.

1. Начните с четкой цели

Определите, зачем вы пишете это письмо. Четко сформулированная цель поможет вам сосредоточиться на существенной информации и избежать лишних деталей.

2. Используйте официальный стиль

Деловая переписка должна состоять из формулировок, соответствующих деловому стилю. Избегайте разговорных фраз и неуместных шуток.

3. Структурируйте текст

Разделите письмо на логические абзацы. Каждый абзац должен содержать одну основную мысль. Это облегчит восприятие информации.

4. Будьте краткими и ясными

Не перегружайте письмо излишними данными. Краткость и ясность — важные качества делевого письма. Выражайте свои мысли четко и лаконично.

5. Позаботьтесь о вежливости

Вежливый тон способствует положительному восприятию вашего сообщения. Используйте вежливые формы обращения, а также выражайте благодарность за уделенное время.

6. Заключение

В конце письма подведите итог и указали на дальнейшие действия, которые вы ожидаете от получателя. Это поможет избежать недоразумений и установит четкие ожидания.

7. Проверьте письмо перед отправкой

Перед тем как отправить, обязательно проверьте текст на грамматические ошибки и ясность изложения. Чистота и корректность письма создают впечатление о вашем профессионализме.

Деловая переписка: как прикреплять фото, текстовые файлы, давать ссылки

Если вы хотите, чтобы ваше ответное письмо на вакансию или объявление привлекло внимание, следуйте устоявшимся правилам ведения деловой переписки в интернете. Не обязательно углубляться в специализированные книги — достаточно представить, как вашему адресату будет удобно воспринимать ваше сообщение. Какие ошибки чаще всего совершают отправители, когда отвечают на вакансии или объявления?

Во-первых, важно соблюдать ясность и краткость. Убедитесь, что ваше сообщение не перегружено ненужной информацией. Используйте четкие и понятные заголовки для вложений, чтобы получатель мог сразу понять, что именно он открывает.

Во-вторых, при прикреплении файлов проверьте их размер и формат. Большие файлы могут не загружаться в почтовую систему, а неподдерживаемые форматы могут быть недоступны для прочтения. Рекомендуется использовать распространенные форматы, такие как PDF для текстовых документов и JPEG или PNG для изображений.

В-третьих, давая ссылки, убедитесь, что они ведут на актуальные и безопасные источники. Используйте короткие ссылки для удобства восприятия, однако предварительно проверьте их работоспособность.

Наконец, не забывайте об etiquette: используйте вежливые формы обращения и завершения. Обязательно поблагодарите адресата за внимание к вашему письму и укажите, что готовы ответить на любые вопросы, если они возникнут.

Благодарить или показывать безразличие?

Порой автор письма старается избежать излишней требовательности и выставляет напоказ искусственную холодность, что создает впечатление, будто он не особо заинтересован в сотрудничестве. Вот примеры писем, которые мы получали от соискателей:

Совершенно случайно наткнулся на вашу вакансию в интернете.
Увидел ваш блог — любопытно, иногда бывают интересные мысли. Заметил, что ищете авторов.
Зашел на ваш сайт, в целом интересно. Может, попробую поработать с вами.
Я не являлся ярым поклонником вашего сайта, но если хотите, могу предоставить пробный текст.
Ваше предложение, безусловно, требует внимания, хотя и с некоторыми оговорками.
Готов выделить часть своего времени за адекватную оплату, если вы считаете это целесообразным.

Хотя мы можем быть к этому устойчивы, другие могут почувствовать себя неуютно от подобной дистанции. Автор письма явно подчеркивает, что мы не представляем для него особого интереса, и добавляет, что наш сайт и блог не слишком хороши. Люди, чувствительные к таким нюансам, вряд ли оценят такую нахальную решительность.

Вроде бы имеет смысл наоборот: выразить благодарность, делать искренние комплименты и показывать свою готовность к дружелюбному взаимодействию. Разумеется, при этом важно не переходить границы, не оценивать личность, а концентрироваться на их работе, а также говорить в первую очередь о собственных впечатлениях.

Полезно упомянуть конкретные достижения адресата, например, успешные выпуски программы, артисты лейбла, отдельные статьи сайта или книги издательства. Это будет свидетельствовать о том, что мы искренне интересуемся деятельностью организации, а не просто пытаемся произнести стандартные фразы для галочки.

Кроме того, стоит помнить о важности индивидуального подхода. Каждое письмо должно быть адаптировано под конкретного адресата: это поможет установить более теплые и доверительные отношения. К примеру, если ваш коллега недавно выиграл награду или получил положительный отклик на свою работу, упоминание этого факта создаст дружелюбную атмосферу. Также можно задать вопросы о текущих проектах или планах, что продемонстрирует ваш интерес и готовность к диалогу.

Обратите внимание на стиль и тональность. Позитивный и вдохновляющий подход часто помогает установить правильный эмоциональный настрой для общения. Употребляйте активные формулировки, которые подчеркивают вашу заинтересованность, например, «я с нетерпением жду возможности обсудить потенциальное сотрудничество».

Как сделать удобно получателю

Получатель уже заранее сформулировал свои ожидания. Если речь идет о вакансии, он описал требования к кандидату в четком виде. Мы отвечаем именно по этим пунктам и подстраиваемся под его рабочий процесс.

Но это лишь часть задачи. Теперь стоит подумать, как сделать взаимодействие с письмом еще более простым, сохраняя заданную структуру. Если есть вложения, следует убедиться, что адресат сможет их открыть. Например, если документ был создан в приложении Pages для «Мака», он может не открываться в «Ворде», поэтому стоит экспортировать файл в совместимый формат. Если же присылается презентация с графиками, имеет смысл сохранить её в формате PDF, который обеспечит сохранение оформления и доступность на любом устройстве.

Если не было просьбы предоставить фотографии высокого качества, рекомендуется проверить размер изображений. На современных телефонах могут получаться очень большие файлы, которые могут не пройти через определённые почтовые программы. Лучше уменьшить размеры изображений перед отправкой.

Если в письме указано несколько ссылок, полезно объяснить, что читатель сможет там найти. Например, если мы отвечаем на запрос, представив несколько ссылок, стоит указать главную.

При отклике на вакансию телеведущего, если у нас есть опыт работы перед камерой, в первую очередь поставим ссылку на новости, остальные — уже потом:

Примеры моих работ на камеру:

• в выпуске новостей (студия): https://youtube.com/.
• стендап: https://youtube.com/.
• в развлекательной программе: https://youtube.com/.
• в рекламе: https://youtube.com/.

5 ошибок отправителей

К сожалению, часто отправители действуют так, как удобно им, а не адресату.

Например, фрилансер создал отличный личный сайт с работами, биографией и всем необходимым, поэтому ему проще просто отправить одну ссылку, чем составлять индивидуальное письмо на каждую вакансию. Однако читателю может быть затруднительно переходить на сайт и находить на нём нужную информацию. Удобство адресата для нас важнее.

Дизайнеры часто недовольны, когда им присылают изображения в архиве. Несмотря на то, что это удобно — сжать и отправить один файл, получатель вынужден будет скачать и разархивировать его, что затруднительно для просмотра с телефона. Отправить удобно, а получить — нет.

Также бывает, что адресат просит прислать документы, но не уточняет, сколько именно. Автор письма может решить отправить всё, что имеется: множество рукописей на сотни страниц. Вроде бы, чем больше прислал, тем вероятнее, что хотя бы что-то прочитают.

На самом деле, видя двенадцать вложений, получатель может отказаться их просматривать — это слишком сложная задача. Мы не находимся в таких отношениях, чтобы адресат тратил время на все двенадцать файлов.

Также стоит задуматься о названии приложенных документов — в каком формате будет удобно их сохранить на компьютере?

Общий принцип для всех этих советов: старайтесь сделать часть работы за адресата. Представьте, как он будет с этим работать, и подумайте, где можете упростить его задачу. Не забудьте учесть, что он может работать с телефона. Как это повлияет на ваше решение?

Если вы не соответствуете вакансии, но хотите рискнуть

Попробуем подать заявку на вакансию, в которой наши навыки не совсем соответствуют требованиям. Здесь ищется руководитель, а мы только начинаем свой путь, поэтому на такую роль пока не претендуем. Но у нас есть энтузиазм! Может, найдётся возможность занять другую позицию?

Здесь есть проблема: мы уже знаем, что наше предложение не соответствует запросу. Если адресат спешит закрыть вакансию, любое письмо не станет актуальным: узнав о несоответствии, он сразу же отправит его в архив.

Но что, если выбор происходит не спеша? Следует рассказать о своих сильных сторонах, обосновать, чем мы можем быть полезны, прикрепить подтверждения и оформить письмо так, чтобы читателю было удобно его воспринимать.

Главное — не создавать иллюзию, что мы подходящи, когда это очевидно не так. Не нужно дразнить адресата и притворяться компетентным, если мы сами понимаем, что это не так. Одна история — юношеский азарт и желание «всё могу, дайте мне любую задачу». Другая — осознавать собственные ограничения и всё равно пытаться пробиться. Это может восприниматься как неуважение.

Хорошо, что Иван предусмотрел возможность сразу закрыть своё письмо, если он не подходит. Но, парадоксальным образом, это лишь увеличивает шансы, что его письмо всё-таки будет прочитано до конца.

Замечательно, что Иван выбрал примеры своих работ, которые максимально соответствуют профилю компании. Если «Альфа» занимается финансовыми решениями, их вряд ли заинтересует информация о воспитании детей или электронной музыке.

В целом, письмо получилось приятным: дружелюбным и без излишнего пафоса.