Альберт Эйнштейн однажды заметил, что людям нравится рубить дрова, так как результат действия доступен сразу. Именно по этой причине они часто откладывают выполнение больших и сложных задач, поскольку выгоды от них проявляются не сразу.
Ключевым аспектом в организации работы является контроль за эффективным использованием рабочего времени. Это предоставляет руководителю возможность находить резервы для улучшения своей деятельности и более рационального распоряжения рабочими часами.
Занимаясь индивидуальным планированием и управляя своей деятельностью, руководитель лучше понимает свои рабочие процессы, ресурсы и возможности для сотрудничества. Он получает четкие данные о своих правах, возможных ограничениях и аспектах использования рабочего времени. Как результат, руководитель глубже осознает себя, что помогает не просто выполнять задачи, а добиваться значительных успехов.
Мы подготовили десять «золотых» рекомендаций, соблюдение которых поможет вам организовать свою работу и успешно планировать время.
- Создавайте рабочие блоки, в которые будете включать выполнение крупных или похожих по типу задач.
Тем, кто зачастую отвлекается от работы или кому мешают окружающие, потребуется гораздо больше времени для выполнения задач, чем тем, кто полностью сосредоточен на работе такого же объема. Перерывы требуют дополнительных усилий и времени на повторное сосредоточение. Объединив выполнение нескольких небольших, но схожих по сути задач (например, телефонные звонки, ответы на письма, обсуждения с сотрудниками) в единый рабочий блок, можно значительно сэкономить время.
- Создавайте уединенное пространство и определяйте часы, когда не принимаете гостей.
Для выполнения особенно важных задач жизненно необходимо иметь возможность работать в тишине, без посторонних отвлечений. Не следует оставлять двери своего кабинета открытыми всегда и для всех. Кроме того, невозможно обеспечить постоянную доступность по телефону, так как время от времени необходимы выезды к клиентам или на деловые встречи. Поэтому важно установить личные часы, когда вы не принимаете звонков. Для этого можно перенаправить телефон на секретаря, коллег или включить автоответчик. Это создаст временные промежутки в вашем расписании, когда вы сможете сосредоточиться на работе, добиваясь высокой эффективности. На звонки, поступившие в этот период, можно отвечать позже.
- При проведении переговоров устанавливайте границы по времени и определяйте необходимые затраты времени на выполнение каждой задачи.
Длительность выполнения работы, как правило, зависит от установленного времени. Почти каждый деловой человек замечает, насколько долго и безрезультативно проходят некоторые переговоры. Следует обсуждать все важные вопросы, но не более часа. Этого времени достаточно, чтобы выслушать все мнения и принять ключевые решения. Часто деловые встречи превращаются в бесполезное «бесконечное обсуждение». Чаще всего они назначаются на 10 утра, и длительность таких переговоров растягивается до обеда. Однако если встречу назначить на 11 утра, она, вероятно, также завершится до обеда и с лучшем результатом. Важно установить жесткие временные рамки для переговоров, совещаний и подобных активностей. Время — это деньги, и затраты времени, которые также могут иметь свое денежное выражение, учитываются крайне редко.
- Соблюдайте принцип приоритизации при выполнении всех задач.
Никто не в состоянии выполнить все дела, которые нужно или хочется сделать. Современная проблема — желание сделать слишком много сразу. Однако в сутках всего 24 часа. Чтобы вроде бы растянуть рабочий день, некоторые остаются на работе даже ночью. Не забывайте: стресс возникает не только от того, что мы сделали, но и от того, что не успели завершить. Лишь четкая установка приоритетов для выполнения заданий и деловых встреч, ориентируясь на достижение своих целей, позволяет лучше распределять свое время и силы. Рекомендуется начинать с выполнения самих приоритетных задач с самым высоким приоритетом.
- Сосредоточьтесь на действительно важных задачах (Принцип Парето).
Вильфредо Парето в XIX веке обнаружил, что лишь малая часть результатов какой-либо деятельности имеет истинную ценность. Например, 80% успеха компании приходит от 20% клиентов, или 80% информации содержится всего в 20% текста статьи или документа. Если мы сосредоточимся на действительно важных вопросах, читая, участвуя в собраниях или вводя данные, то, работая всего 20% своего времени, мы можем достичь 80% результата. Главная задача — определить те 20%, которые кардинально влияют на успех дела. В этой ситуации малое имеет драматическое значение для большого!
- максимально используйте делегирование как источник экономии времени.
Никому не следует стремиться выполнять абсолютно все самостоятельно, особенно если вы цените свое время. Задачи, которые могут быть выполнены другими, должны быть переданы им. Тем, у кого нет подчиненных или чьи сотрудники не обладают необходимыми навыками, следует нанять необходимых специалистов или обеспечить обучение действующего персонала. Делегирование позволяет существенно сэкономить время, и порой гораздо выгоднее и целесообразнее пользоваться внешними платными услугами, обращаясь в различные агентства и консультационные фирмы, чем содержать дополнительного работника.
- Разбейте крупные задачи на более мелкие части (стратегия «нарезания салями»).
Как уже говорил Эйнштейн, людям нравится рубить дрова, потому что они немедленно видят результат своих действий. Из-за того, что итог больших задач часто откладывается, люди иногда уклоняются от их выполнения, откладывая на потом. Даже если сильно голоден, невозможно съесть целого быка сразу, лишь каждый день возможно съедать несколько стейков. Таким образом, крупные цели и проекты следует разделить на небольшие доли и поэтапно выполнять их на протяжении времени, выделяя на это, например, два часа каждый день. По мере достижения первых промежуточных целей будут видны результаты, которые послужат дополнительным стимулом для дальнейшей работы.
- Устанавливайте для себя сроки выполнения задач категории «А» (ЦДФ).
У людей часто бывает много хороших намерений, однако времени на их осуществление обычно не хватает. Причина кроется в том, что стоит начать работать над задуманным, как возникают необязательные встречи, затянутые переговоры или отвлекают повседневные дела, заставляя откладывать важные задачи. Чтобы этого избежать, рекомендуется заранее, к примеру, в начале месяца, зарезервировать блоки времени в своем рабочем расписании для выполнения собственных задач, воспринимая это как запланированные рабочие встречи. Используйте для этого те же цветные маркеры, что и для обозначения других важных дел, чтобы настроить себя на выполнение задуманного. При добавлении новых мероприятий в расписание вы невольно будете обращать внимание на свои предыдущие записи и, таким образом, перенесли запланированные встречи. Если же запись о задуманном деле отсутствует, это и вовсе не произойдет. Таким образом, вы сможете выделить время для задач категории «А» и расписать их с конкретными данными, такими как цифры, даты и факты (ЦДФ). При согласовании сроков мероприятий с коллегами, учтите ваши «договоренности с самим собой» при планировании остальных дел.
- Основные задачи выполняйте с утра (ощущение успеха).
«Утренние часы окутаны золотом». Кто из нас не сталкивался с ситуацией, когда уже с самого утра все наши планы начинают рушиться из-за неожиданных событий: множество незапланированных разговоров, телефонных звонков и прочих отвлекающих факторов ставят под угрозу даже самые блестящие замыслы? Однако выполнение задач заранее (например, до того, как начнутся повседневные заботы, такие как телефонные звонки, ответ на важные письма, участие в собраниях и т.д.) дарит ощущение настоящего успеха; плоды раннего труда никто не сможет у вас отнять или испортить. Многие успешные предприниматели знают секрет: они стараются ранним утром, ещё до начала рабочего дня, завершить важные дела или хотя бы приступить к ним. Это стратегическое преимущество всегда приносит плоды.
- Осознанно планируйте свой рабочий график с учетом изменений в уровне продуктивности.
Многие из нас замечают, что эффективность работы в течение рабочего дня колеблется: она то достигает максимума, то резко падает. Это происходит вне зависимости от того, является ли человек «жаворонком» или «совой». Поэтому важно планировать выполнение наиболее значимых задач в те моменты, когда работоспособность на высоте. В эти часы человек полон энергии и способен реализовать намного больше, причем с более высоким качеством, чем в периоды упадка сил. Рутинные и не слишком важные дела лучше оставлять на послеобеденное время. При составлении плана на день стоит помнить, что самые значимые задачи стоит решать в начале рабочего времени. В моменты максимальной продуктивности полезно организовывать интервью с сотрудниками, проводить совещания и встречи с клиентами. А время, когда работоспособность снижается, отводите для консультаций и телефонных переговоров.
Материал излагается в сокращенном виде с английского.
Кроме того, помните, что планирование времени — это не только про работу, но и про личную жизнь. Важно выделять время для отдыха, общения с близкими и хобби, так как это поможет избежать выгорания и поддерживать баланс между работой и личной жизнью. Нельзя недооценивать значимость перерывов для восстановления сил и повышения творческой производительности. Используйте техники медитации или физической активности, чтобы поддерживать свой уровень энергии на высоком уровне.
Также проводите регулярный анализ своего времени: какие задачи занимают у вас больше всего времени, какие из них приносят результат, а какие можно оптимизировать или делегировать. Это поможет вам понимание, как вы можете улучшить свои навыки управления временем и стать более эффективным.
