В современном мире мы сталкиваемся с бесконечным потоком информации и множеством задач, которые требуют нашего внимания. Чтобы достичь высокой продуктивности и избежать стресса, важно научиться контролировать свое время. Вот восемь правил, которые помогут вам работать эффективнее:
- Планируйте свой день заранее. Выделяйте время в конце рабочего дня или утром для составления расписания на следующий день. Это поможет вам сосредоточиться на приоритетных задачах.
- Используйте метод «Помодоро». Работайте в течение 25 минут, а затем делайте короткий перерыв на 5 минут. Такой подход помогает поддерживать концентрацию и избегать усталости.
- Устанавливайте приоритеты. Используйте матрицу Эйзенхауэра для разделения задач на срочные и важные. Это позволит вам сосредоточиться на том, что действительно имеет значение.
- Ограничьте отвлекающие факторы. Заранее определите, что может отвлекать вас от работы, и минимизируйте эти факторы. Это может быть отключение уведомлений на телефоне или закрытие ненужных вкладок в браузере.
- Используйте технологии для организации. Применяйте приложения для управления задачами и календарями, такие как Trello или Todoist, чтобы лучше отслеживать прогресс и сроки выполнения.
- Делегируйте задачи. Если у вас есть возможность, передавайте менее важные задачи другим. Это освободит ваше время для выполнения более критичных задач.
- Регулярно пересматривайте свои цели. Убедитесь, что ваши действия соответствуют долгосрочным целям. Это поможет избежать потери времени на нерелевантные дела.
- Заботьтесь о себе. Не забывайте о здоровом образе жизни, регулярных перерывах и отдыхе. Это позволяет поддерживать высокую продуктивность и избегать выгорания.
Следуя этим простым правилам, вы сможете лучше контролировать свое время и достигать большего в работе и жизни в целом.
Советы перфекционистки: как перестать чувствовать себя загнанной.
Гретхен Рубин — это выдающаяся американская писательница, адвокат, оратор и создатель известного блога.
Гретхен Рубин обрела популярность благодаря своей книге (и блогу) под названием «Проект Счастье», в которой, следуя американской традиции, поставила цель сделать свою жизнь более счастливой в течение года и делилась результатами с читателями. Совсем недавно вышла её новая книга — «Счастлива дома», в которой автор, являющаяся мамой двух дочерей и супругой, делится своими наблюдениями о стремлении к гармонии в семейной жизни и эффективной работе.
Контролируй список дел
Управление временем — это долгий и изнурительный процесс. Как и многие, я чувствовала постоянное давление, заставляющее меня работать. Порой мне казалось, что кто-то подталкивает меня, приказывая: «Двигайся! Двигайся! Двигайся!». Я должна начать новую главу. Я должна углубиться в дополнительные исследования. Я должна просмотреть свои записи и так далее. Мне повезло, ведь я занимаюсь тем, что люблю, и хочу трудиться. Но иногда чувство обязанности работать затмевает моё общее счастье.
Часто я ощущала, что моя работа вытягивает из меня энергию, создавая напряжение между трудом и другими аспектами жизни. Это напряжение в значительной мере поддерживалось современными технологиями. Причин этому две.
Во-первых, технологии позволяют мне работать практически везде. Когда я была в офисе, при выходе за его пределы я оставляла рабочие дела позади. Джастис О’Коннор никогда не беспокоила меня по домашнему телефону. Теперь, занимаясь писательством, я имею возможность трудиться в любое время и в любом месте. Порой это удобно, а иногда нет. Мой дом уже не только место отдыха, а также и рабочая платформа. Гибкий график и отсутствие долгих поездок, которые всегда приносят стресс и ощущение изоляции, — это огромный плюс. Я люблю работать и наслаждаться днём в спортивной одежде. Однако с другой стороны, мой ноутбук всегда под рукой! Как выразился Фрэнк Ллойд Райт: «Мой офис — там, где я нахожусь: офис — это я». Каждый день, 24 часа в сутки, 7 дней в неделю, включая выходные.
К тому же, технологии породили новые форматы работы, требующие постоянного и мгновенного внимания. Я должна отвечать на электронные письма. Я должна отслеживать новые ссылки. Я должна проверять Facebook и Twitter. Один мой знакомый эксперт в области финансов, Маниша Такор, мрачно заметила:
“Интернет — это как моя жизнь и одновременно удушающий пакет на моей голове”.
Более того, работа в интернете порождает иллюзию высокой продуктивности. Один из моих жизненных уроков заключается в том, что работа может быть одной из самых изнурительных форм медлительности.
— Меня постоянно что-то отвлекает, — жаловалась мне моя подруга. — Я постоянно переключаюсь между детьми, работой и новостями. Мне трудно сосредоточиться. Я не могу нормально обдумать вещи.
— Я не только отвлекаюсь, я чувствую себя как загнанная лошадь, — говорила другая. — Мне всегда нужно что-то читать и на что-то отвечать. Десять лет назад коллеги не звонили мне в выходные. Почему же сейчас считается нормой отвечать на электронные письма в 10 вечера в субботу?
Существует множество способов, которые люди используют для решения проблемы вечного списка дел. Мне нравится подход, который использует моя подруга: все её письма заканчиваются фразой: «Заметьте: длинные письма в этом почтовом ящике не приветствуются». Многие из моих знакомых из религиозных или иных соображений соблюдают «технологический шабат», избегая электронной почты, звонков и интернета.
— По выходным я даже не читаю нехудожественную литературу, — поделился со мной один писатель. — Я уделяю внимание только романам.
У другого моего знакомого есть два устройства BlackBerry: одно для служебной переписки, другое — для личных нужд.
— Когда письма приходят в один ящик, я просто не способна справиться с потоком, — объяснил он.
Ещё одна подруга никогда не проверяет почту и не отвечает на звонки в течение первых двух часов своего рабочего дня — это время она предназначает для решения наиболее важных задач. Одна знакомая взяла отпуск на неделю и не заряжала свой мобильный, чтобы не испытывать соблазна проверять служебную почту.
Друг сказал мне, что никогда не отвечает на письма в выходные.
— Но как ты справляешься с этим количеством писем в понедельник? — спросила я. — Я постоянно проверяю почту, чтобы не допустить её накопления.
Одно исследование показало, что обычный американский работник тратит 107 минут в день на обработку электронных писем. Лично я трачу намного больше времени на это.
— На самом деле, — признал он, — я читаю и отвечаю на письма, но вся моя почта рассматривается только в понедельник. Мои абоненты привыкли к тому, что я не отвечаю в выходные, и количество писем значительно уменьшается в эти дни.
— Значит, ты всё же отвечаешь на письма в выходные! — упрекнула я его.
— Да, но это не так уж важно. Я свожу объемы к минимуму и отвечаю только тогда, когда мне это удобно.
Технологии — это верный слуга, но плохой господин. Они нужны для того, чтобы контролировать самих себя. Некоторые предпочитают устанавливать программы, которые в определённое время блокируют доступ в интернет. Это помогает им удержаться от соблазна зайти в сеть сразу. Одна из моих подруг, которой необходимо было сдать книгу в срок, установила автоматический ответ на своей электронной почте: «Если ваш вопрос срочный, свяжитесь с моим мужем по адресу_____________». Она совершенно правильно предположила, что в экстренных случаях люди действительно обратятся к её мужу, но подумают дважды, прежде чем сделать это.
Тем не менее, я понимала, что проблема в технологии — истинная причина заключается не в переключателе компьютера, а в переключателе моего ума. Чтобы научиться сосредотачиваться, я разработала восемь правил, которые помогли мне управлять моими задачами.
- Когда я нахожусь с семьёй, я не использую телефон, планшет или ноутбук. Порой мне хочется проверить почту не от того, что я жду важного письма, а просто от скуки. Мне становится скучно ждать, пока Элиза выберет сладости для школьной вечеринки или наблюдать, как Элинор рисует 20 цветочков, которые появляются внизу каждого её рисунка. С трудом удерживаясь от соблазна заглянуть в почту, когда рядом есть компьютер или телефон. Но нет ничего более грустного, чем оставленный без внимания ребёнок рядом с родителем, который уткнулся в экран. (Газеты, журналы, книги и электронная почта также отвлекают меня, но это правило стало для меня весьма полезным).
- Я не проверяю почту и не разговариваю по телефону во время поездок — будь то пешком, в автобусе, метро или такси. Раньше я считала, что это время нужно использовать на пользу, но осознала, что самые лучшие идеи приходят именно в эти моменты. Вирджиния Вулф написала в своём дневнике: «Мой разум работает в моменты безделья. Ничегонеделание — это для меня самый продуктивный способ времяпрепровождения». (Кстати, моя подруга познакомилась со своим будущим мужем именно в автобусе. Если бы оба были погружены в экраны своих устройств, возможно, они бы так и не заговорили!)
- Работая из дома, мне приходилось заниматься множеством задач одновременно. Поэтому для сложной интеллектуальной деятельности я покидала свой офис с тремя любимыми мониторами и шла в прекрасную старую библиотеку неподалёку. В этом месте я избегала отвлекающих сигналов от почты, Facebook, Twitter и телефона, что позволяло сосредоточиться. Кроме того, атмосфера библиотеки всегда способствует размышлениям. В перерывах я не спешила на кухню за перекусом, а просто мужественно стреляла на полках книг.
Эти правила помогли мне сосредоточиться, но как насчет повышения эффективности работы? Исследования психологов успокоили меня. Они установили, что когда люди отвлекаются на ответ на письмо или звонок, им требуется 15 минут, чтобы снова сосредоточиться на сложной умственной задаче. Сосредоточенность значительно увеличила мою продуктивность.
Безусловно, мне повезло с гибким расписанием работы.
В отличие от многих, я имела полный контроль над своим временем. Но это преимущество не будет действительно ценным, если я не использую его для создания той жизни, о которой всегда мечтала.
В сентябре, занимаясь своими делами, я осознала, что не следует стремиться к большему или меньшему — важно наслаждаться тем, что у меня уже есть. Размышляя о времени, я поняла, что не нужно зацикливаться на желании сделать больше. Важно делать то, что мне действительно ценно. Вместо того чтобы гнаться за недостижимым «балансом», мне стоит заполнять свои дни приятными для меня активностями: перечитывая любимые книги, играя с детьми, записывая мысли, путешествуя. Я всегда тревожилась о том, что если я не сижу перед компьютером, значит, зря теряю время. Я научилась по-новому воспринимать само понятие «продуктивности». Время, проведенное с домочадцами и друзьями, не может считаться потерянным. Мой кабинет — это не только зона для работы, но и игровая площадка, задний двор, домик на дереве.
