В дополнение к достижению поставленных задач, у каждого из нас есть масса рутинных дел, которые не имеют отношения к конкретным целям, но все же являются необходимыми. Это включает в себя повседневные рабочие вопросы, такой неизбежный процесс, как прием пищи, домашние дела, походы по магазинам, сон и поездки. Список можно продолжать. Эти типы активности не следует воспринимать как работу в привычном значении. Тем не менее, значительная часть нашего времени обычно уходит именно на эти второстепенные дела.
Сложность заключается в том, что задачи, которые неизбежно заполняют каждый наш день и присутствуют в нашем распорядке на протяжении всей жизни, такие как сон и еда, общение с семьей и т. д., требуют нашего внимания. К этому добавляются случайные происшествия, которые неминуемо возникают в жизни каждого и которые невозможно запланировать: от неожиданного визита родственников до поломки автомобиля. Влияние окружающих людей также не всегда поддается нашему контролю: кто-то может обратиться к вам за помощью (или, если это руководитель, просто отдать приказ), что не было внесено вами заранее в ваш план. Короче говоря, каждый день может приносить неожиданные сюрпризы и непродуманные траты времени.
Искусственно нарисованная картина может охладить пыл любого, кто желает организовать свою жизнь, если бы не одно замечание. Существуют немало людей, которые сумели преодолеть подобные трудности. Вспомните своих знакомых, друзей или коллег. Скорее всего, среди них найдется хотя бы одна личность, которая отличается большей организованностью и эффективностью, чем вы. Быть может, вам хотя бы раз доводилось говорить кому-либо: »Не понимаю, как ты успеваешь так много сделать!»
Не стоит думать, что те, кто справляется с делами лучше вас, особенные. Все мы индивидуальны и различаемся по своим врожденным особенностям темперамента, характеру и жизненному опыту. Но есть нечто общее для всех людей: каждый из нас способен к развитию, у каждого есть непознанные ресурсы, потенциальные силы и способности! Это не просто красивые фразы, а истина, которую подтверждает каждый, кто решает взять свою жизнь в собственные руки и добиться большего.
О горькой правде
Прежде чем приступить к конкретному планированию и распределению своих задач, необходимо понять, на что же на самом деле уходит ваше ценное время, которого вам так не хватает.
Многие ошибочно считают, что тайм-менеджмент сводится лишь к постоянному мониторингу времени, жесткому учету минут и часов каждого действия. Это не совсем так, но следует признать: на первых порах вам будет полезно проводить более-менее точный хронометраж. Без попыток оценить временные затраты «на глазок» вы не добьетесь желаемых результатов. Даже если вы уверены в своем внутреннем часовом чувстве, реальность может оказаться иной, и ваше подсознание будет искажать факты, не давая вам точной картины.
Это подтверждает множество рассказов тех, кто уже воспользовался эффективными методами тайм-менеджмента. Почти все истории о том, как освоить этот навык, начинаются с одной и той же мысли: »Я начал записывать, сколько времени трачу на разные занятия, и пришел в ужас!» Такого рода анализ всегда показывает, что под постоянной занятостью скрываются огромные »провалы» во времени. Если вы обнаружите, что по-настоящему продуктивное время, то есть время, проведенное с умом, составляет всего пять-шесть часов в день, можете гордиться собой — это достойный результат! Не все способны показать столь «значительный» итог.
Следует отметить, что подсчет времени хотя бы на протяжении нескольких дней служит мощным толчком к дальнейшему оптимизированию своего расписания. Итог хронометража бывает настолько впечатляющим, что становится окончательно очевидным — так продолжать нельзя! Одно дело — страдать от нехватки времени, и совсем другое — увидеть наглядно, как большая часть драгоценных минут и часов уходит в пустоту, тратится совершенно неэффективно.
Важно предостеречь: хронометраж — это не так просто, как может показаться. К сожалению! Часто люди, полные благих намерений и желающие привести в порядок свою жизнь, по каким-то неясным причинам просто не могут продвинуться дальше первых записей: »7.00 — проснулся, 8.30 — выехал на работу». Затем работа захватывает их, и о добром намерении фиксировать все свои дела вспоминают лишь для того, чтобы добавить последнюю запись: »23.00 — лег спать».
Помимо этой опасности — просто забыть о намерении фиксировать время, есть и другая. Очень часто люди начинают лгать самим себе. На первый взгляд, нет в этом никакого смысла — учет времени — это ваше личное дело, вы не собираетесь показывать эти результаты начальнику, который решит, давать ли вам премию или уволить с работы!
Тем не менее, честный учет времени обычно показывает столь неприятную картину, что мы не хотим сталкиваться с этой правдой. И, как правило, мы начинаем вносить изменения в реальность: округляем часы и минуты в свою пользу.
Рискуя исказить данные, особая вероятность ошибок возрастает, если вы не фиксируете временные затраты в течение дня, а пытаетесь воспроизвести все вечерами по памяти. Часто встречаются возражения: »В рабочий день действительно нет времени на эти записи! А в конце дня я замечательно помню, чем занимался, и сколько это продолжалось. Это намного удобнее!» На первый взгляд, это звучит разумно. Но вся суть заключается в том, что невозможно воссоздать реальную картину дня посредством мысленного анализа. Дело не в забывчивости — память может быть неплохой, но даже самые надежные воспоминания будут подвергаться искажениям, что затруднит понимание того, как вы потратили время.
В итоге это приводит к тому, что в своих попытках отдохнуть от учета времени (то есть не фиксируя его, чтобы сэкономить) вы лишь тратите его еще одним бесполезным способом. Ведь «вечера размышлений» не принесут никакой пользы — данные, собранные посмертно, не могут считаться надежными и точными. Попытки приблизительного тайм-менеджмента создают лишь ещё одну »черную дыру» в вашей временной структуре, и драгоценные минуты и часы удаляются в никуда.
- Как вы проводите время каждый день; сколько времени уходит на полезные дела, а сколько — впустую.
- Сколько времени занимает выполнение различных видов работы (информация, крайне необходимая для эффективного планирования!).
- С какими задачами вы справляетесь лучше, а какие даются с трудом.
- Кто или что мешает вам распределять время оптимальным образом (ведь кому, как не врачу, знать проблему, чтобы правильно её лечить!).
Как и что измерять?
В отечественном тайм-менеджменте культовой фигурой неизменно остается Александр Любищев, о котором рассказывается в повести Даниила Гранина »Эта странная жизнь». Приведем несколько фрагментов из этой повести, чтобы предоставить общее представление о »системе Любищева», на которую ссылаются многие эксперты в области эффективного управления временем. Итак:
»Жизнь Любищева можно было бы воссоздать во всех ее нюансах, год за годом, а также день за днем, фактически по часам. Не прерываясь, насколько мне известно, ни разу, Любищев вел свой дневник с 1916 года — и в дни революции, и в годы войны, он вел его даже находясь в больнице, ведя записи в экспедициях и поездах: оказывается, не было ни одной причины, события или обстоятельств, при которых нельзя было бы записать хотя бы несколько строк.»
»Я просматривал их — то за шестидесятый год, то за семидесятый; заглянул в сороковой, в сорок первый — везде одно и то же. Увы, это были никакие не дневники. Все записи представляли краткий список совершенных дел, оцененных в часах и минутах, и еще в каких-то непонятных цифрах. Я посмотрел довоенные дневники — и там записаны дела того же типа. Ничего из того, что обычно составляет содержание дневников — никаких описаний, ни размышлений.»
Записи »дневников» Любищева выглядели, например, так:
»Ульяновск. 8.4.1964. Систематическая энтомология: определение Псиллиолес, конец — 2 ч. 20 м. Начало сводки о Псиллиолес — 1 ч. 05 м. (1,0). Дополнительные работы: письмо Давыдовой и Бляхеру, шесть стр. — 3 ч. 20 м. (0,5). Передвижение — 0,5. Отдых: брился. Ульяновская правда — 15 м. Известия — 10 м. Литгазета — 20 м.; А. Толстой »Упырь» — 66 стр. — 1ч. 30м. Слушал »Царскую невесту». Римский-Корсаков. Всего основной работы — 6 ч. 45 м.».
Как вы видите, здесь нет места для »романтики»: это скупой и очень краткий отчет о сделанном.
На первый взгляд, скрупулезный учет времени может показаться лишним: ну что за человек с блокнотом, который день за днем записывает, сколько минут он потратил на чтение газет (и это не на газеты в целом, а на каждую газету в отдельности!). Разве это не тщетная трата времени?
После первичного недоумения к такому же выводу приходит и автор повести о Любищеве:
»Я заметил, что в конце каждого месяца проводился анализ, строились определенные графики и составлялись таблицы. В конце года, согласно ежемесячным отчетам, формировался годовой отчет с итоговыми таблицами».
На самом деле, просто фиксировать время недостаточно для того, чтобы назвать этот процесс »системой учета времени». Человек, овладевший таблицей умножения, не может с уверенностью утверждать, что он разбирается в математике. Точно так же, даже если вы каждый день записываете свои временные »расходы», это не гарантирует, что вам удалось навести порядок в делах и установить эффективный контроль за временем.
Чтобы понять, на что и сколько времени уходит ежедневно, необходимо собрать материалы для анализа и глубокого осмысления. На основе проведенного анализа можно разработать план действий и обдумать возможные улучшения в привычном образе жизни.
Когда вы получите четкое представление о том, куда уходит ваше время, и выявите »черные дыры», поглощающие минуты, часы и даже дни, у вас появятся новые возможности для реализации ваших замыслов.
Технические аспекты могут обсуждаться бесконечно. Например, Любищев вел свои дневники в течение пятидесяти шести лет. Каждый день, независимо от обстоятельств, он записывал время, затраченное на различные дела, с точностью до минуты. Затем, как мы уже упоминали, он создавал сводные таблицы, графики и анализировал все свои »расходы» времени для оптимизации расписания.
Основной принцип контроля остается достаточно неплохим во всех системах. В самом начале вы можете создать простую таблицу:
| Начало | Окончание | Занятие | Продолжительность |
Заполняйте данную таблицу в течение двух-трех дней. Затем выделите несколько категорий дел, например: »переговоры», »работа в Интернете», »чтение», »поездки» и т. д.
Сразу возникают два вопроса: как точно учитывать время и сколько категорий выделять? Говоря о точности, действуйте так, как вам удобно, но желательно фиксировать хотя бы часы. Для того чтобы достичь значимых результатов, стоит учитывать свои »расходы» более внимательно. Мало кто способен следить за временем с точностью до минуты, но 15 минут — это достаточно осязаемая величина. Обычно те, кто занимается хронометражем, вводят свои собственные единицы измерения: например, 15 минут = 1 условная единица времени. Полученные в результате хронометража показатели можно округлять до этих »условных единиц», и все последующие расчеты проводить в них — это удобнее, чем подсчитывать каждую минуту. Анализировать и обобщать данные также проще, работая с целыми числами.
Что касается количества категорий, на которые вы хотите разделить свои дела, давать какие-либо строгие советы сложно. Это зависит от ваших предпочтений и особенностей, а также от того, насколько детально вы намерены отслеживать свои временные затраты. Это также определяется характером вашей деятельности.
Что это значит на практике? Например, если вам приходится много читать, »чтение» может показаться слишком общей категорией, и имеет смысл выделить более точные подразделы, такие как »чтение специализированной литературы» (что относится к »работе»), »чтение художественной литературы» (что является »отдыхом»), »чтение новостей» (в зависимости от вашей ситуации, это может быть и »отдыхом», и »работой»). В то же время не стоит делить »художественную литературу» на »детективы», »фантастику», »классику» и так далее, так как такие детали не имеют большого значения для учета времени и просто требуют от вас дополнительных подсчетов.
Однако если ваша работа связана с литературой — вы критик, редактор или исследователь книжного рынка, то жанр прочитанного приобретает для вас существенное значение.
Классификация дел на категории — это не всегда легкая задача, но она достаточно важна. От того, как вы это сделаете, будет зависеть, насколько удобной станет ваша система учета и планирования времени. Именно поэтому мы не можем рекомендовать вам какую-либо конкретную систему: большинство из них разрабатываются »под себя», и предложенные категории (как и условные обозначения) могут оказаться вам неуместными.
После нескольких дней ведения учета своих дел и записей в таблицу о том, как вы проводите время, вы сможете проанализировать полученный список и распределить его по нескольким категориям. Теперь вы сможете подвести некоторые итоги: выяснить, сколько часов в день вы проводите с реальной пользой и сколько времени уходит впустую. Как уже упоминалось, первые результаты такого подсчета часто обескураживают.
Татьяна Михайловна Марютина,
доктор психологических наук,
лауреат премии правительства РФ в области образования.
Статья предоставлена сайтом Elitarium.ru
