Планирование работы и личной жизни с помощью эксперта по эффективности
Роджер Сайп — спикер и тренер, специализирующийся на личной эффективности и саморазвитии.
Как избавиться от чувства постоянной спешки? Как составить расписание, которое не нарушится из-за неожиданных встреч? Специалист по эффективности обучает искусству планирования, подходящего для всех: от предпринимателей до домохозяек и студентов.
Обнаруживали ли вы когда-либо деньги в сушилке? Я обожаю такие находки. Хочу сказать, что эти деньги, безусловно, принадлежат мне, но до момента их обнаружения я даже не подозревал о их существовании. Это напоминает мне о том, что Вселенная преподносит мне маленькие приятные сюрпризы!
Согласны ли вы выделять всего 2 часа в неделю, если это может принести вам целых 10 дополнительных часов в тот же самый период? Если бы у меня была возможность обучить только одной технике, позволяющей людям существенно повысить свою продуктивность и наслаждение жизнью, я бы выбрал метод «двух часов».
Стивен Кови однажды сказал: «Все в нашей жизни создается дважды: сначала в воображении, затем в реальности». Наиболее яркий пример этой идеи — строительство зданий: сначала архитектор создает концепцию, затем разрабатывает проект, и только после этого начинается реализация. Это правило относится ко всем произведениям человеческого труда — начиная от сельскохозяйственных угодий, автомобилей и заканчивая книгами, которые вы читаете в данный момент. Всё, что было создано человеком, изначально возникло в чьем-то воображении.
Это касается и вашей жизни. Сначала она формируется в вашем сознании, а затем появляется в реальности. Очень важно осознавать, что процесс ментального проецирования жизни происходит за пределами вашего сознательного контроля. У многих людей возникают жизненные трудности, поскольку этот процесс осуществляется спонтанно, без их осознанного влияния, на уровне подсознания.
Что касается этого правила, оно также применимо к вашей неделе. Сначала вы создаете учебный или рабочий период в своем воображении, а затем воплощаете его в жизнь. Ваша неделя формируется в вашем сознании, независимо от того, контролируете ли вы это. Когда вы не контролируете этот процесс, получается так, что неделя управляет вами. Знакомо?
Метод «двух часов» включает в себя конкретный процесс из семи шагов, который поможет вам выделить 2 часа в неделю для создания плана на последующие две недели вашей жизни.
С чего начать?
Процесс внедрения метода «двух часов» притягателен своей простотой. Для начала вам нужно выделить 2 часа, когда вы сможете работать в тишине. Идеальный вариант — это непрерывный период времени, хотя допускаются два коротких промежутка, но лучше выбрать два часа подряд. Помните, что ваша задача на это время — создать в голове план своей жизни. Это не просто составление списка дел, не рутинное занятие, а время для вдохновения. Неправильно подходить к этому с мыслью: «Ладно, я найду полчаса здесь и там — этого вполне хватит». Твердо уверяю вас, вам понадобится как минимум 2 часа, чтобы все организовать должным образом.
Это время лучше всего выделять между завершением одной рабочей недели и началом следующей. Многие предпочитают делать это в последние часы рабочей недели — в пятницу после обеда. Лично мне это время не совсем подходит, так как я предпочитаю рано вставать. Поэтому для меня оптимальное время — субботнее утро, пока моя семья еще спит. Многие мои клиенты занимаются планированием в воскресенье вечером, переключаясь с расслабляющих выходных на подготовку к успешной неделе. Выберите тот период, который подходит именно вам, но это должно быть тихое время, когда вас никто не потревожит. Таким образом, вы сможете сосредоточиться и осмыслить ситуации.
Что мне делать в эти два часа?
Приготовьтесь, имея под рукой выбранный вами инструмент для планирования. Это может быть Outlook, Google Календарь, iCal или любой другой цифровой ресурс, который вам удобен. Не забудьте о традиционных бумажных системах, если они вам нравятся. Важно сразу охватить всю неделю. Вам нужно будет детально спланировать предстоящую неделю и в общих чертах представить вторую.
Шаг 1. Вспомните свои цели. Если вы не знаете, чего хотите достигнуть, то любые временные распорядки не будут иметь смысла. В первую очередь выделите 5-10 минут на размышления о своих целях. Представьте, как вы достигаете ключевых целей, и порадовитесь за это. Осознайте те преимущества, которые вы получите. Почувствуйте благодарность за возможность формировать свою жизнь — это одно из важнейших качеств, присущих человеку.
Шаг 2. Пересмотрите и приоритизируйте свои обязанности. После того как вы напомнили себе о ваших целях и настроили свой разум на работу, пора разобраться с тем, что вас ждет в следующие две недели. Проверьте свои обязательства — встречи или задачи, которые уже запланированы. Возможно, они уже отражены в вашем календаре; если нет, добавьте их, чтобы они были видны. Поразмышляйте о том, чего вы ожидаете от каждой встречи или задачи.
Вот вопросы, которые стоит себе задать:
- Каковы ваши желаемые результаты?
- Нужна ли вам эта встреча?
- Приглашены ли на неё нужные люди?
- Как можно получить наибольшую пользу от этого времени?
- Следует ли сократить время этой встречи? Или, может, продлить?
- Что вам потребуется для подготовки?
Эти важные и детализированные вопросы касаются ближайшей недели. Следующую можно рассмотреть менее подробно, поскольку вы вернетесь к ней позже в процессе анализа. Если вы выделите этому шагу 100% внимания и зададите себе несколько вдумчивых вопросов, вы продемонстрируете подход, характерный для самых успешных людей. Большинство просто игнорирует такие аспекты и по этой причине не добивается желаемого результата.
Шаг 3. Запланируйте время для самосовершенствования. Затем необходимо запланировать время для личностного роста — того, что вы инвестируете для повышения своих сил и улучшения взаимоотношений. Существует множество таких действий; для меня это занятия спортом, чтение книг, медитация и планирование целей. Да, нужно также включить в расписание следующий этап метода «двух часов»! Вы можете добавить сюда полноценное время для общения с близкими, общественную деятельность, поход в церковь и так далее.
Важно помнить, что такие виды деятельности нужно запланировать в первую очередь, еще до большинства других задач. Почему это так важно? По двум причинам.
Во-первых, если их не выделить как приоритетные, они не будут выполнены. Даже когда я отмечаю их как первоочередные, иногда они не исполняются. Если вы будете относиться к ним в последнюю очередь (как делает большинство людей), то скорее всего они останутся невыполненными. Жизнь помешает.
Во-вторых, предусмотрев нужные дела, вы избавитесь от чувства вины. Применяя метод «двух часов», вы постепенно поймете, что у вас достаточно времени для всего существенного. Убедитесь, что у вас действительно хватает времени для увлекательных занятий — стоит лишь их запланировать.
Шаг 4. Запланируйте «зеленое время». Оно связано с вашей профессиональной деятельностью и получило такое название потому, что зеленый — цвет денег. В вашей работе есть несколько действий, которые приносят вам непосредственный доход. Если вы руководитель, то это управление компанией или отделом. Если вы занимаетесь продажами, то это продажи. Если вы спортсмен, то это тренировки и выступления.
Многие люди на работе испытывают трудности, так как не знают, что именно включает в себя их «зеленое время». Если вы не уверены, проясните это для себя. Если вы уверены в этом, запланируйте данное время и защищайте его. Выяснив, какие мероприятия относятся к вашему «зеленому времени», и установив, когда лучше всего их выполнять, вы будете приятно удивлены тем, чего сможете достичь за короткий срок.
Шаг 5. Запланируйте «красное время». Это время, за которое вам не платят напрямую, но оно способствует вашему «зеленому времени». Это те дела, которые необходимо сделать перед «зеленым временем», чтобы оно прошло с максимальной эффективностью. Сюда также относится работа, выполняемая после «зеленого времени», чтобы отчитаться или представить результаты. В «красное время» входят исследования, подготовка презентаций, анализ потенциальных клиентов, оформление документации, оценка оказанной работы и другие вспомогательные поручения.
Хотя «красное время» важно, оно не является «зеленым». Их нельзя смешивать. Несмотря на то, что это может показаться легким, на практике выполнять «красное время» обычно проще, чем «зеленое». Я наблюдал, как продавцы тратят недели времени на «исследования» или «налаживание контактов», тогда как им следовало бы просто поднять трубку и позвонить.
Шаг 6. Запланируйте (или хотя бы обратите внимание на) «гибкое время». Внимательно посмотрите на все, что вы запланировали на этапах 1-5. Вы заметите большие временные промежутки в вашей неделе, которые остаются пустыми.
Обнаружили «пробелы»? Они присутствуют даже у самых загруженных людей: час здесь, три часа там, два еще где-то. Поразительно: когда вы продумываете свою неделю, оказывается, что вы успеваете на все важные дела, и при этом у вас все еще остается много свободного времени! Отличное решение — «отложить» эти незанятые промежутки как «гибкое время». Это своего рода запас, куда можно поместить любые задачи. Текущие проекты, встречи, назначенные в последний момент, добавочное время для саморазвития или «зеленого времени». Вы можете использовать свое «гибкое время» для чего угодно — именно для этого оно и предназначено! Просто переместите задачу, которую вы собирались завершить до возникновения какого-либо непредвиденного обстоятельства, в один из периодов «гибкого времени». Это поможет вам избежать нарушения ваших планов и подарит вам душевное спокойствие.
Шаг 7. Запланируйте время для отдыха. Наконец, не забудьте выделить время для вашего восстановления — это не менее важно. Вероятно, у вас уже есть запланированное время для восстановления (время для самосовершенствования часто включает такие моменты). Но если вы пока не предусмотрели время для заботы о себе — о своем разуме, теле и душе — попробуйте каждую неделю добавлять его в свой график. Кто позаботится об этом, если не вы?
Таким образом, вы познакомились с концепцией «двухчасового решения». Это чёткая методика, состоящая из семи этапов, которая помогает вам выделить два часа в неделю для того, чтобы продумать и визуализировать свои следующую две недели. Применяйте этот подход каждую неделю без исключений, и вы обязательно заметите положительные изменения в своей жизни.
