Продолжаем упрощать свою жизнь, исключая из нее лишние дела. Сегодня мы сосредоточимся на эффективном планировании, даже если ваше рабочее время непредсказуемо, а также на том, как уметь говорить «нет», реагируя на тех, кто отвлекает вас от важных задач, и как демонстрировать свою занятость.
Часто мы берем на себя слишком много обязательств, что приводит к перегрузке и стрессу. Вот 12 способов, которые помогут вам научиться говорить «нет» и освободить время для действительно важных дел:
- Определите свои приоритеты. Четкое понимание того, что для вас важно, поможет легче отказывать.
- Используйте «я-сообщения». Когда вам нужно отказаться, объясните свою позицию с помощью «я-сообщений», например: «Я не смогу помочь с этим, так как у меня уже есть важная работа».
- Практикуйте ассертивность. Если вы часто отказываете другим, ваше мнение станет более ценным и уважаемым.
- Не бойтесь молчать. Иногда пауза перед ответом создает необходимую дистанцию, позволяя вам обдумать ситуацию.
- Ставьте сроки. Если кто-то просит вас о помощи, дайте ответ с временными рамками, чтобы у вас оставалась возможность отдохнуть и подумать.
- Делегируйте задачи. Если у вас есть возможность, дайте другим возможностям выполнить некоторые задачи вместо вас.
- Объясняйте, но не извиняйтесь. Можно объяснить причины отказа, но избегайте извинений, которые могут понизить вашу позицию.
- Научитесь быть честными. Не бойтесь прямо сказать, что вы не заинтересованы или не владеете нужными навыками.
- Создайте шаблон ответа. Заранее подготовьте несколько вариантов отказа, чтобы вы могли использовать их по мере необходимости.
- Сохраняйте уверенность. Когда вы отказываете, сохраняйте уверенность и доброжелательность — это поможет уменьшить напряженность.
- Рассматривайте отказ как способ заботы о себе. Задавайте себе вопрос, действительно ли это задача, которую вы хотите взять на себя.
- Практикуйте отказы. Чем больше вы будете тренироваться, тем легче вам будет говорить «нет» в будущем.
Помните, что умение говорить «нет» — это важный навык, который освобождает время и позволяет вам сосредоточиться на своих целях и приоритетах. Сначала может быть трудно, но с практикой вы научитесь это делать эффективно и уверенно.
Как планировать день, чтобы выполнять «нужные дела»
Каждый вечер составьте список задач на следующий день, разделив их на группы:
A — задачи, которые нужно выполнить обязательно. Я не лягу спать, пока их не закончу. Пусть мир перевернется, но эта работа должна быть завершена.
Б — желательно сделать это завтра, но нет строгой необходимости.
В — задачи, которые я не намерен выполнять хотя бы завтра.
Г — я могу передать эту задачу другому человеку. Она будет выполнена, и мне не нужно будет заниматься этим самостоятельно. Прекрасно!
На следующий день сосредоточьтесь на задачах из групп A и Г и спокойно возвращайтесь домой.
Вы, вероятно, задаетесь вопросом: «Что же с задачами из группы Б?». Никогда не откладывайте на завтра то, что можно сделать сегодня, как гласит старая пословица. Но в действительности будет разумнее рассуждать так: если что-то не обязательно делать сегодня, значит, это можно сделать позже. Если это можно сделать позже, возможно, обстоятельства изменятся, и выполнять эту задачу не придется вовсе. Поэтому нет смысла тратить время на нее сейчас. Такое случается не так часто, но как приятно, когда это происходит!
Что если перед уходом домой задача из группы A останется незавершенной? Это будет сигналом, что изначально она не относилась к группе A. Чем тщательнее вы отбираете задачи для группы A, тем эффективнее будет работать такая схема.
А если в течение рабочего дня появятся новые задания? В этом случае вам потребуется вновь классифицировать их на группы A, Б, В и Г и действовать соответствующим образом. При этом не забывайте: возможно, вам удастся заменить одно из дел в группе A на задачи из других групп: «Я могу выполнить одно (новую задачу), но тогда не смогу завершить другое (текущую задачу)».
Полезно также выделить время для планирования. Обрати внимание на то, сколько времени требуется для выполнения каждой задачи. Это поможет более реалистично оценить свои возможности и не перегружать себя. Старайтесь устанавливать временные рамки для каждой из задач, особенно для группы A, чтобы быть уверенными, что успеете завершить всё запланированное.
Не забывайте о регулярных перерывах. Ключ к эффективному выполнению задач заключается в поддержании концентрации и энергии в течение рабочего дня. Небольшие перерывы для отдыха и разминки помогут вам оставаться продуктивным и свежим.
Также полезно использовать цифровые инструменты для управления задачами. Такие приложения, как Todoist или Trello, могут помочь вам организовать список задач, напомнить о сроках и эффективнее следить за их выполнением. Определите подходящие для себя инструменты, которые помогут оптимизировать процесс планирования.
Что делать, если ваше рабочее расписание невозможно предсказать?
Возможно, вы работаете в условиях, когда ваша деятельность зависит от непредвиденных обстоятельств. Это означает, что вы тратите большую часть времени на ответы на внезапные запросы. Например, если вы участвуете в службе поддержки, работаете на горячей линии или управляете командой, коллеги могут в любой момент обратиться к вам с вопросами и просьбами.
Метод вежливого отказа не подходит? Вероятно, это действительно так, так как вы обязаны принимать и рассматривать все запросы. Но даже в условиях непредсказуемости можно планировать! Следующий метод именно для вас.
В течение пяти рабочих дней ведите учет времени, которое вы тратите на ответ на запросы. Например, это может выглядеть так — в часах:
Пн 5
Вт 3
Ср 3
Чт 2
Пт 7
Сложите все часы — получится 20. Разделите на 5 (количество дней в неделю), и вы получите 4. Это значит, в среднем вы проводите 4 часа в день на подобные задачи. Теперь добавьте эти четыре часа в свое расписание.
Продолжайте отслеживать, сколько времени вам занимает выполнение таких задач, поскольку оно может варьироваться. Возможно, время может изменяться в зависимости от сезона или определенного месяца/года/квартала.
Как избавиться от ненужных дел
Задачи, не прошедшие через отбор, следует отсеивать. Для этого нужно научиться говорить «нет». Уточним: вежливо говорить «нет».
Один из участников моего онлайн-курса недавно поделился, как он сказал «нет», и какую радость это вызвало: «Я сумел отказаться от трехчасовой поездки с тремя детьми младше 6 лет, а чуть позже — и от еще одной двухчасовой поездки. Обожаю это чувство облегчения!».
Сложно поверить, но бездействие требует усилий. Эти усилия нужны, чтобы избавиться от ненужных дел. Но нам хочется, чтобы затраты сил на избавление от таких задач были меньше, чем на их выполнение.
Некоторые дела вообще не заслуживают нашего внимания. Но просто сказать, что мы не будем их делать, недостаточно. Нужно найти способ окончательно освободиться от таких задач, чтобы они больше не беспокоили нас, возвращаясь вновь и вновь.
Как вежливо сказать «нет»: 12 фраз
«Могу я получить время, чтобы подумать?» (И — желательно — проблема исчезнет сама собой.)
«Это не входит в мои обязанности».
«У меня есть другие дела».
«На данный момент это не входит в приоритетные задачи».
«Я не смогу это сделать в ближайшее время».
«Смогу выполнить это не раньше следующей недели (или любой другой даты)».
«Почему бы вместо этого не заняться чем-то более интересным?» (Эта формулировка чаще используется в личных делах, чем на работе!)
«У меня головная боль».
«Извините, у нас уже есть другие планы».
«Я сейчас занят, вы можете вернуться к этому позже, например, завтра?»
«Я могу это сделать (то, о чем вас просят), но тогда не смогу завершить другое».
Как развивать вежливый отказ? Выберите пять фраз, которые подходят вам, и старайтесь использовать каждую из них хотя бы раз в течение дня.
Как избавиться от тех, кто тратит ваше время: 4 способа
Перед отпуском создайте автоответчик с текстом: «Я уезжаю в отпуск и буду отсутствовать до (дата). Связывайтесь со мной только после моего возвращения». (Жизнь слишком коротка, чтобы просматривать сотни писем, большинство из которых к тому моменту окажутся неактуальными.)
Скажите: «Не могли бы вы отправить это мне на электронную почту?». Так часто работают службы поддержки — так срабатывает принцип «получите билет»: первая проверка серьезности вашего запроса. Если вам не готовы выслать письмо, скорее всего, проблема исчезнет сама собой.
Не перезванивайте на пропущенные звонки, если вам не оставили голосовое сообщение. Скорее всего, это не так важно.
Вместо того чтобы соглашаться на все, каждый раз спрашивайте о сроках выполнения задачи. Удваивайте сроки и спрашивайте, подходит ли вам этот вариант. Например, если вам предложат: «Сможешь закончить к концу дня?», уточните, устроит ли вас следующий день к обеду. Или если скажут: «Сделаешь к следующей неделе?» — ответьте, что на неделю у вас сомнения, но справитесь за две. Вы будете удивлены, как часто ответ будет: «Отлично, спасибо». Напоминаю, как бывает, когда вы из последних сил старалися уложиться в срок, а потом тот, кто попросил вас о помощи, говорит: «Отлично. Но это можно было сделать и на следующей неделе».
Как показать, что вы не хотите, чтобы вас беспокоили: 6 советов
Создайте табличку с надписью «Ваши проблемы с планированием не являются моими неотложными делами» и повесьте ее у себя в офисе. (Я знаю людей, которые, увидев такую табличку, просто разворачивались и уходили!)
Закройте дверь своего кабинета. Это подразумевает, что
a) у вас есть дверь; б) она обычно открыта.
Когда дверь закрыта, все поймут, что вы заняты важными делами.
Сидя за рабочим столом, наденьте наушники.
Не отвечайте на телефонные звонки.
Ищите место, где вас не потревожат. Лучший вариант — найти такое помещение, где вы менее всего ожидаемы. Принцип «из глаз долой — из сердца вон» поможет вам избегать просьб. Это означает, что вы сможете выделить время для действительно важных задач. Так что идите на другой этаж, в другой отдел или конференц-зал. Можно тоже поработать в комнате отдыха или кафе. Если работать из дома возможно, воспользуйтесь этой возможностью; если нет — делайте все возможное, чтобы ее получить.
Проверяйте электронную почту всего один или два раза в день. Это банальный совет (как и отключить уведомления о новых письмах на компьютере), но он весьма полезен.
